Privacyverklaring mbt gebruik van de producten van Preventned

Preventned BV (hierna: “Preventned” of “Wij”) verwerkt Persoonsgegevens en handelt hierbij zorgvuldig zodat wij veilig gebruik kunnen maken van uw Persoonsgegevens binnen de grenzen van de wetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). Deze Privacyverklaring gaat uitsluitend over Preventned. Wij zijn ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG voor de Verwerkingen van Persoonsgegevens die in deze Privacyverklaring worden beschreven.

In deze Privacyverklaring beschrijven wij wie wij zijn, hoe en voor welke doeleinden wij uw Persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacy rechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten.

Wij hebben ons best gedaan om alle informatie duidelijk en leesbaar op te schrijven. Heeft u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen over ons gebruik van uw Persoonsgegevens, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Verderop in deze verklaring leest u hoe u dit kunt doen. Ook kunt u ons privacyreglement doornemen voor extra informatie m.b.t. hoe Preventned de regels binnen de AVG hanteert.

Als laatste willen wij u nog meegeven dat onze dienstverlening zich ontwikkelt en daarmee ook onze Privacyverklaring. Wij raden u daarom aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn gedaan in deze Privacyverklaring, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Helemaal onderaan in deze Privacyverklaring kunt u lezen wanneer deze voor het laatst is gewijzigd. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij de betrokkenen (zoals klanten en leveranciers) op de hoogte stellen via e-mail.

Wij verwerken uw Persoonsgegevens zo veilig en zorgvuldig mogelijk, en wij houden ons daarbij tenminste aan de volgende uitgangspunten in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie: Persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die ten opzichte van de Betrokkene rechtmatig (op basis van een wettelijke grondslag), behoorlijk (in het belang van de betrokkene) en transparant (communiceren in begrijpelijke taal) is.
Doelbinding: Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de Verwerking opgeschreven. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
Dataminimalisatie: Bij een Verwerking van Persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt tot de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het specifieke doeleinde dat is beschreven.
Noodzakelijkheid en evenredigheid: Verwerking van Persoonsgegevens gebeurt op de minst ingrijpende manier en dient in redelijke verhouding te staan tot het beoogde doel.
Juistheid: Er worden maatregelen getroffen om zoveel mogelijk te waarborgen dat de Persoonsgegevens juist en actueel zijn.
Integriteit en vertrouwelijkheid: Persoonsgegevens worden beveiligd volgens de geldende beveiligingsnormen.
Opslagbeperking: Persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan nodig is voor de doeleinden van de Verwerking. Preventned neemt in ieder geval de wettelijke bewaartermijnen in acht.

Inhoudsopgave

Gehanteerde begrippen

De begrippen uit deze Privacyverklaring zijn (groten)deels gebaseerd op de definities uit artikel 4 van de AVG.

AVG: De Algemene verordening gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 van toepassing is.
Persoonsgegeven: Elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon (de Betrokkene).
Bijzonder(e) Persoonsgegeven(s): Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn, verdienen specifieke bescherming aangezien de context van de verwerking ervan significante risico’s kan meebrengen voor de Betrokkene. Denk aan gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt en verwerking van Gezondheidgegevens. Verwerking is verboden tenzij de AVG een uitzondering maakt.
Gezondheidgegevens: Persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid.
Gebruiker van Persoonsgegevens: Degene die onder rechtstreeks gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken. Het gaat tevens om personen die op andere wijze in een hiërarchische verhouding tot Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker staan. Denk aan werknemers van Preventned maar bijvoorbeeld ook aan bij Preventned gedetacheerde krachten of ZZP’ers die werken op basis van instructies van Preventned.
Privacyverklaring: Deze verklaring waarin staat beschreven wie wij zijn, hoe en voor welke doeleinden wij uw Persoonsgegevens verwerken bij het gebruik maken door u van de WerkVermogensMonitor® of één van onze ander producten of dienstverlening, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten.
Betrokkene: Degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben.

Verwerking: Elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, ordenen, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, samenbrengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van Persoonsgegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke: De (operationele) directie van Preventned, ofwel de persoon of entiteit die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker: Persoon of entiteit die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.
Opdrachtgever: degene of de organisatie die Preventned opdracht heeft verstrekt tot het aanbieden van onderzoek (o.a. het uitzetten van de WerkVermogensMonitor® en HumanCapitalMonitor®), interventies en training om Betrokkenen inzicht te geven in de eigen gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling en Opdrachtgever geanonimiseerd inzicht te geven in de duurzame inzetbaarheid van diens medewerkers.
Derde: Ieder ander, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verwerkingsverantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de Gebruiker van Persoonsgegevens.
Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee Betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende Verwerking van Persoonsgegevens aanvaardt. Toestemming moet gericht zijn op een specifieke (categorie van) Verwerking(en).
2FA methode: een authenticatie methode waarbij twee stappen succesvol doorlopen moeten worden om ergens toegang tot te krijgen.

Wie zijn wij, hoe ziet onze aanpak eruit en hoe kunt u ons bereiken?

Preventned levert actiegerichte (maar geanonimiseerde) stuurinformatie voor leidinggevenden en helpt medewerkers hun eigen inzetbaarheid te organiseren.
Onze methodes en datagedreven tools geven inzicht in werkvermogen, risico op uitval, productiviteit en geluk.

Gelukkige medewerkers zijn cruciaal voor succes. Langdurig en intensief onderzoek, zowel nationaal als internationaal, heeft aangetoond dat gelukkige medewerkers 2 maal zo veel bijdragen aan het resultaat van een organisatie dan ongelukkige medewerkers.

Verbazingwekkend is hoeveel aandacht uitgaat naar de slecht functionerende of zieke medewerkers. We repareren daarmee wat we signaleren.

Terwijl succes juist schuilt in de medewerkers waar zo op het oog niets mee aan de hand lijkt te zijn. Dit is het verborgen potentieel van een organisatie.

Preventned focust vol op dit verborgen potentieel. Door het onzichtbare zichtbaar te maken, realiseren we betere bedrijfsresultaten met gelukkige medewerkers. En dat is tevens de waarde van geluk.

U kunt ons bereiken door een bezoek te brengen aan het kantoor van Preventned. Wij zijn gevestigd te Utrecht ( Atoomweg 50 – 3542 AB), en staan geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 08143923. Wij zijn tevens bereikbaar door te mailen naar info@preventned.nl en via telefoon naar 030-3035590. Wij hebben tevens een Privacy Officer (hierna: PO) aangesteld. Deze persoon is onze interne toezichthouder en houdt bij ons toezicht op de toepassing en naleving van de AVG. U kunt de PO bereiken via eveline.berende@preventned.nl.

Wij streven ernaar om medewerkers (ofwel Betrokkenen) van Opdrachtgevers inzicht te geven in de eigen inzetbaarheid en deze te verbeteren met behulp van gerichte interventies. Met behulp van de WerkVermogensMonitor® kunnen Betrokkenen inzicht krijgen in hun eigen werkvermogen en werkbeleving. Daarnaast kunnen wij Betrokkenen ondersteunen met gerichte interventies, zoals trainingen en coaching.

WerkVermogensMonitor® (WVM)

In samenwerking met het Erasmus MC heeft Preventned de WerkVermogensMonitor® (WVM) ontwikkeld. Dit is een instrument om inzicht te krijgen in de eigen gezondheid, leefstijl, gezondheidsrisico’s en inzetbaarheid. Een digitale vragenlijst die op een gewenst moment in te vullen is. De vragenlijst zal ingaan op leefstijl, werkvermogen, werkdruk, mentale belasting en fysieke klachten, en eventueel door de opdrachtgever bepaalde thema’s welke van belang zijn binnen de organisatie.

Elke medewerker krijgt na invulling van de vragenlijst een individuele terugkoppeling met adviezen.
De werkgever ontvangt bij deelname van minimaal tien personen een geanonimiseerde signaalrapportage. De resultaten van deze statistische rapportage zijn niet terug te herleiden naar een bepaald persoon.

Individueel Verdiepend Gesprek (IVG)

Om uitval te voorkomen en werkvermogen te versterken worden medewerkers met een verminderd werkvermogen uitgenodigd voor een Individueel Verdiepend Gesprek (IVG). Dit leidt tot een individueel advies waarin de medewerker inzicht krijgt in zijn ontwikkelpunten. En waarmee de medewerker wordt aangezet tot actie.
Ook medewerkers met een goed werkvermogen kunnen worden uitgenodigd. Zodat zij kunnen excelleren. De precieze criteria voor het uitnodigen voor een IVG wordt vooraf bepaald in overleg met de Opdrachtgever en gecommuniceerd naar de deelnemers.

Het IVG bestaat uit een gesprek en wordt door een adviseur van Preventned uitgevoerd. Preventned leidt ook adviseurs op die bij de opdrachtgever werkzaam zijn.
De werkgever ontvangt bij minimaal tien personen een geanonimiseerde signaalrapportage. De
resultaten van deze statistische rapportage zijn niet terug te herleiden naar een bepaald persoon.

HumanCapitalMonitor® (HCM)

De HumanCapitalMonitor® is een korte online vragenlijst bestaande uit 6 vragen en een persoonlijk dashboard met beknopt advies. Deelnemers kunnen via mail of via een qr-code inloggen in de web-app. De web app is te gebruiken op alle mobile devices, laptops en desktops. Na het invullen is het eigen resultaat direct zichtbaar in een persoonlijk dashboard.

Voor de opdrachtgever zijn alleen de groepstotalen zichtbaar. De opdrachtgever krijgt toegang tot het dashboard bij minimaal 10 respondenten en ziet daarmee op elk moment de totaalscore van de organisatie per thema. Bijvoorbeeld het percentage medewerkers dat ‘groen’ scoort op de vraag over de werk-privé balans. Daarnaast wordt de HumanCapitalMonitor-Index na elke meting berekend. Deze index verschijnt bij een respons van minimaal 40% én minimaal 10 deelnemers.

Health Checks

Door middel van een Health Check (ook bekend als een Preventief Medisch Onderzoek PMO) wordt inzicht verkregen in gezondheidsrisico’s bij medewerkers. Dit kan aanleiding zijn tot het doen van aanpassingen bij organisatie of individu. De Health Checks worden bij ons altijd afgenomen in combinatie met een onderzoek met de WerkVermogensMonitor®.

Een Health Check bestaat uit een gezondheidstest waarbij lengte, gewicht (Body Mass Index), bloeddruk en glucose- en cholesterolgehalte worden afgenomen, en eventueel een fitheidstest waarbij kracht, uithoudingsvermogen, lenigheid en snelheid worden getest.

De testen geven inzicht in gezondheidsrisico’s die ontstaan door lichamelijke (in)activiteit. De testen leiden tot een advies om deze risico’s te beperken. Uitvoering van de geadviseerde aanpak zorgt voor fittere en gezondere medewerkers, die beter inzetbaar zijn. Individuele resultaten worden niet gedeeld met de werkgever. Groepsrapportages kunnen worden gemaakt wanneer er voldoende deelnemers zijn om anonimiteit naar de werkgever te kunnen garanderen.

De werkgever ontvangt bij minimaal tien personen een geanonimiseerde groepsrapportage. De resultaten van deze statistische rapportage zijn niet terug te herleiden naar een bepaald persoon.

Consultancy

De Inzetbaarheidsadviseurs van Preventned zijn ervaren professionals die zowel tactisch als strategisch adviseren op de ontwikkeling en implementatie van vraagstukken rondom inzetbaarheid. Preventned levert al jaren bij verschillende organisaties en branches inzetbaarheidsspecialisten.

Welke Persoonsgegevens verwerkt Preventned?

Wij verwerken Persoonsgegevens die wij ontvangen via onze Opdrachtgevers en via uzelf (de Betrokkenen). Betrokkenen zijn personen/medewerkers, die in dienst zijn van onze Opdrachtgevers of particulieren.
Gedurende de looptijd van een traject wordt informatie verzameld vanuit vragenlijsten, fysieke testen
en Individueel Verdiepende Gesprekken en deze worden verwerkt in anonieme rapportages.

Wij verwerken verschillende categorieën Persoonsgegevens:

Personalia (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht en geboortedatum) welke nodig zijn om Betrokkenen uit te nodigen mee te doen aan het betreffende onderzoek (zoals WerkVermogensMonitor®, HCM of IVG)
Gezondheidsgegevens (voorbeelden hiervan zijn de uitkomsten van de vragenlijst (bijv. mate van stress, ervaren werkbeleving), de resultaten van de fysieke metingen (bijv. gewicht, cholesterolgehalte, zicht en bloeddruk) en vitaliteitsgegevens (zoals risicoprofielen en hulpvragen).
Deze gegevens worden alleen door ons verzameld voor zover Betrokkenen daar uitdrukkelijke Toestemming voor hebben gegeven middels het accepteren van de Algemene Voorwaarden voorafgaand aan het deelnemen van de vragenlijst en voor de fysieke metingen dient u zich actief aan te melden.
De informatie verzameld vanuit vragenlijsten, fysieke testen en Individueel Verdiepende Gesprekken. Deze gegevens worden verwerkt in rapportages waaruit geen individuele personen terug te herleiden zijn.
Accountgegevens (bijvoorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord)
Interactiegegevens (bijvoorbeeld uw contact met de klantenservice of digitale en/of schriftelijke correspondentie)

De hierboven omschreven categorieën van Persoonsgegevens ontvangen wij zowel rechtstreeks van u, als via onze Opdrachtgevers (alleen de personalia).

Persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt

Hierbij kunt u onder meer denken aan:

Persoonsgegevens die worden ingevuld op een inschrijfformulier bij deelname aan onderzoek zoals de WVM, coaching en trainingen;
Persoonsgegevens en Bijzondere persoonsgegevens die u invult via een vragenlijstonderzoek;
Bijzondere persoonsgegevens die u deelt wanneer u deelneemt aan een fysieke gezondheidstest;
Persoonsgegevens die u deelt wanneer u deelneemt aan een van de interventies die Preventned biedt, bijvoorbeeld vitaliteitscoaching of een training;
Persoonsgegevens die u deelt in het kader van correspondentie, feedback, hulp, geschillenbeslechting, tevredenheidsonderzoek e.d.

Persoonsgegevens die wij van onze Opdrachtgever ontvangen

Wij kunnen contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, afdeling en bij hoge uitzondering adresgegevens) ontvangen van uw werkgever, onze Opdrachtgever, zodat wij u kunnen uitnodigen voor deelname aan de WVM®, de HCM®, een IVG, een training of een keuring.

Persoonsgegevens over anderen die u rechtstreeks aan ons verstrekt

Het kan voorkomen dat u de Persoonsgegevens van andere personen met ons deelt. Bijvoorbeeld de adres- of contactgegevens van anderen. Wij attenderen u erop dat het uw eigen verantwoordelijkheid is om na te gaan of deze personen akkoord zijn met een Verstrekking van hun Persoonsgegevens aan Preventned.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw Persoonsgegevens?

Preventned verwerkt uw Persoonsgegevens voor verschillende doeleinden die samenhangen met de uitvoering een traject met de WVM®, de HCM®, trainingen of consultancy.

Preventned verwerkt gegevens die gaan over uw gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling, ofwel duurzame inzetbaarheid. Dit zijn gegevens die u zelf invult in vragenlijsten, resultaten van een fysieke meting, doelen die u voor uzelf stelt, en/of adviezen die u van een adviseur heeft ontvangen.

Deze gegevens worden verwerkt om u inzicht te geven in uw eigen gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling. Daarnaast kunnen deze gegevens worden gebruikt om een geanonimiseerde rapportage op organisatie- of afdelingsniveau te maken voor de werkgever. Hiervoor dienen ten minste 10 medewerkers te hebben deelgenomen aan het onderzoek.

Wanneer uit uw resultaten blijkt dat uw inzetbaarheid mogelijk risico loopt, kan het zijn dat een adviseur van Preventned u benadert. Eventueel gevolgd door persoonlijke begeleiding (bijv. een IVG). Deelname aan een dergelijke opvolging, net zoals het invullen van een vragenlijst, is vrijwillig en vertrouwelijk. Doel van een dergelijk gesprek is om de oorzaken van een verminderde gezondheid, vitaliteit en werkvermogen te achterhalen en eventueel ondersteuning te kunnen bieden bij het verbeteren hiervan.

Verder verzamelen en verwerken wij de Persoonsgegevens om de afspraken die wij met u (bijvoorbeeld een vervolgonderzoek) en/of onze Opdrachtgevers uit te kunnen voeren. Voor de uitvoering van kwaliteits- en managementdoeleinden en onderzoeksdoeleinden maken wij enkel gebruik van geanonimiseerde gegevens en dus niet van Persoonsgegevens.

De verschillende doeleinden, zoals hierboven omschreven, worden hieronder in meer detail omschreven. Wij verwerken uw Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doelen waarvoor wij de Persoonsgegevens hebben ontvangen.

Preventned zorgt ervoor dat er zo min mogelijk Persoonsgegevens worden verwerkt en dat de verwerking altijd op een veilige manier gebeurd. Preventned verstrekt mogelijk gegevens aan derde partijen voor (toegepast) wetenschappelijk onderzoek, maar deze gegevens zijn altijd geanonimiseerd. Dit betekent dat deze gegevens nooit herleidbaar zijn tot een persoon. Het anonimiseren van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd door Preventned zelf.

In het kader van een overeenkomst. Voor de voorbereiding, uitvoering en evt. beëindiging van de overeenkomst(en) tussen uw werkgever en Preventned. Denk bijvoorbeeld aan een Overeenkomst voor het aanbieden van een Preventief Medische Onderzoek, vitaliteitscoaching, trainingen en consultancy.
Administratie. Voor de uitvoering en controle van de administratie van Preventned in brede zin.
Communicatie, marketing en personaliseringsdoeleinden. Voor het doen van (eventueel gepersonaliseerde) aanbiedingen, en/of voor het verstrekken en uitwisselen van informatie over de activiteiten van Preventned (denk aan de nieuwsbrief). Indien u hier actief toestemming voor heeft gegeven door uzelf in te schrijven voor onze nieuwsbrief of door uw gegevens op onze website achter te laten voor het downloaden van content

Kwaliteits- en managementdoeleinden. Om de kwaliteit van de dienstverlening, processen en systemen te onderzoeken en verbeteren, voor het informeren van het management en het (doen) verzorgen van (interne) audits
Onderzoeksdoeleinden. Om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren worden persoonsgegevens geanonimiseerd en verwerkt voor onderzoeksdoeleinden. Onze onderzoeksdoeleinden komen altijd overeen met de doeleinden waarvoor uw Persoonsgegevens zijn verkregen door Preventned.
Benchmark. Om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren voeren wij een benchmarkonderzoek uit. Dit onderzoek is verenigbaar met het doeleinde waarvoor wij uw Persoonsgegevens hebben verzameld. Ook voor de opbouw en instandhouding van de vergelijkingsgroep (benchmark) wordt uitsluitend geanonimiseerde data gebruikt. Het anonimiseren van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd door Preventned zelf. De Benchmark helpt Preventned om vast te stellen of de resultaten afwijken van het gemiddelde in Nederland, zodat wij u (individueel) en uw werkgever (op bedrijfsniveau) beter en gerichter kunnen adviseren.
Wet- en regelgeving. Voor identificatie, bestrijding van fraude, verzorging van interne controle en bedrijfsveiligheid en de naleving van wet en regelgeving.

Op welke juridische grondslagen baseren wij de Verwerking(en) van uw Persoonsgegevens?

De AVG bevat een opsomming van grondslagen die de Verwerking van uw Persoonsgegevens rechtvaardigen. Onze dienstverlening is gebaseerd op 3 van deze juridische grondslagen. Onze verwerking(en) van uw Persoonsgegevens geschieden namelijk ter uitvoering van een overeenkomst, op basis van een gerechtvaardigd belang van Preventned en/of op basis van uw Toestemming.

Uitvoering van de overeenkomst. Wij gebruiken uw Persoonsgegevens voor zover uw gegevens noodzakelijk zijn om de overeenkomst die u of uw werkgever met ons heeft, uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de arbeidsovereenkomst of een overeenkomst met onze opdrachtgever.

Gerechtvaardigd belang. Wij gebruiken uw Persoonsgegevens ook voor zover deze noodzakelijk zijn om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen. Onder het volgende kopje kunt u meer lezen over ons gerechtvaardigd belang.

Toestemming. Wij mogen alleen met uw Toestemming de Persoonsgegevens verwerken welke zijn verzameld vanuit vragenlijsten, fysieke testen en Individueel Verdiepende Gesprekken. Toestemming van Betrokkenen dient in alle gevallen vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig te zijn. U kunt uw toestemming natuurlijk altijd intrekken. Onder het kopje ‘Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?’ leest u hoe u dit kunt doen.

Samengevat: Preventned vraagt alleen in opdracht van de opdrachtgever de gegevens op van diens medewerkers om het werkvermogen van deze medewerkers te kunnen monitoren en daarmee verzuim te voorkomen.
Het verwerken van de persoonsgegevens wordt pas gedaan ná akkoord van de betrokkene op onze voorwaarden en privacyverklaring. Een betrokkene kan dit akkoord later ook nog intrekken. Meer hierover bij ‘Hoe kunt u uw persoonsgegevens beheren’

Wat is het gerechtvaardigd belang van Preventned bij de Verwerking van uw Persoonsgegevens?

Het gerechtvaardigd belang van Preventned is dat zij in opdracht van de opdrachtgever (uw werkgever) de gegevens opvraagt van diens medewerkers om hen uit te kunnen nodigen voor het medewerkersonderzoek. Om zo de inzetbaarheid, tevredenheid en productiviteit van medewerkers te verhogen.

Het verwerken van de verzamelde persoonsgegevens uit het betreffende medewerkersonderzoek wordt pas gedaan ná akkoord van de betrokkene op onze voorwaarden en kennisgeving van deze privacyverklaring. Een betrokkene kan dit akkoord later ook nog intrekken. Meer hierover bij ‘Hoe kunt u uw persoonsgegevens beheren’

De grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ is ook van toepassing op persoonsgegevens die wij ontvangen wanneer u klant (de opdrachtgever) bij ons bent, of uw persoonsgegevens met ons hebt gedeeld om een product bij ons te verschaffen zoals een boek of een whitepaper, of zich heeft ingeschreven op onze nieuwsbrief.
De Verwerking van de verzamelde Persoonsgegevens is nodig om een goede relatie in stand te houden tussen Preventned en onze klanten, of voor de behartiging van onze eigen redelijke zakelijke belangen. Bijvoorbeeld om onze opdrachtgevers te informeren over nieuwe producten, diensten en activiteiten, of om onze belangen te verdedigen in een eventuele juridische procedure.
Wij zullen zoveel als mogelijk de zogeheten ‘opt-outregeling’ toepassen en toevoegen aan onze communicatie. Op die manier kunt u ons op gemakkelijke wijze berichten, wanneer u het niet langer op prijs stelt om communicatie van ons te ontvangen. Ook kunt u natuurlijk altijd hiervoor contact met ons opnemen via info@preventned.nl.

Aan wie verstrekken wij uw Persoonsgegevens?

In principe verstrekken wij uw persoonsgegevens niet aan derden. Dit doen wij enkel indien het verstrekken van deze persoonsgegevens in overeenstemming is met deze privacyverklaring en (privacy)wetgeving.

Voor de verstrekking kunnen verschillende redenen zijn. Zo kan het voor onze dienstverlening noodzakelijk zijn om uw Persoonsgegevens te verstrekken aan derden (te denken valt aan externe adviseur voor het uitvoeren van IVG of fysieke health check). Ook kan er sprake zijn van een wettelijke verplichting op basis waarvan Preventned uw Persoonsgegevens moet verstrekken, bijvoorbeeld bij wettelijke verplichte aanstellingskeuringen

Anderzijds kunnen wij ook met uw (uitdrukkelijke) Toestemming Persoonsgegevens verstrekken aan derden, bijvoorbeeld aan partijen die u een gerichte interventie kunnen aanbieden.

Uw Persoonsgegevens kunnen worden ontvangen door de onderstaande categorieën van ontvangers:

Autoriteiten. Bijvoorbeeld toezichthouders, belastingdienst, politie en andere wettelijke instanties. Wij kunnen uw Persoonsgegevens delen:

om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of een rechterlijk bevel; of
indien dit noodzakelijk is ter voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten (zoals fraude, bedrog of vervolging); of
indien het noodzakelijk is voor het handhaven van ons beleid of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.

Zakelijke dienstverleners. Bijvoorbeeld een door ons ingeschakeld postorderbedrijf om (vertrouwelijke) informatie aan u te bezorgen, of een organisatie die door ons wordt ingeschakeld om de klantenservice te verzorgen.

Leveranciers en Verwerkers. Wij verstrekken persoonsgegevens aan leveranciers die ten behoeve van Preventned persoonsgegevens verwerken. Dit betekent dat deze leveranciers onder onze verantwoordelijkheid verwerken voor ons. Wij zorgen ervoor dat met dergelijke leveranciers en/of verwerkers duidelijke afspraken zijn gemaakt zoals verplicht op grond van de AVG.

Overig. Iedere derde partij waarvoor wij uw Toestemming hebben ontvangen om uw Persoonsgegevens mee te delen (bijvoorbeeld in het kader van een samenwerking), en/of waarvan Preventned nu of in de toekomst onderdeel uitmaakt als gevolg van een reorganisatie, fusie of overname.

NB: Preventned werkt regelmatig met Erasmus MC samen voor wetenschappelijk onderzoek. De verzamelde data welke Preventned aanlevert voor deze onderzoeken betreft geanonimiseerde data en is daardoor niet terug te herleiden naar individuele personen. Het betreft in die zin géén persoonsgegevens.

Worden uw Persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte?

Nee. Uw Persoonsgegevens worden alleen verwerkt binnen de grenzen van de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”). De EER bestaat uit de lidstaten van de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Alle EER-landen moeten voldoen aan dezelfde regels uit de AVG, waarmee wordt beoogd op Europees niveau een consistent beschermingsniveau bij de Verwerking van Persoonsgegevens te verzekeren.

Wie heeft er binnen Preventned toegang tot uw Persoonsgegevens?

Toegang tot de gegevens hebben alleen die medewerkers die in hun functie en taken betrokken zijn bij de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening van Preventned. Medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van de gegevens, waarover zij voor een goede taakuitoefening moeten beschikken.

Professionals van Preventned, welke direct bij de behandeling of begeleiding betrokken zijn, hebben toegang tot de medische dossiers. Werkgevers, leidinggevenden en casemanagers hebben géén toegang tot de medische dossiers. Individuele resultaten komen nooit bij uw werkgever terecht.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw Persoonsgegevens worden verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven beschreven doeleinden. Daarbovenop geldt dat Preventned uw Persoonsgegevens in geen geval langer zal bewaren, dan wettelijk is toegestaan

Op het moment dat een bewaartermijn verstrijkt, worden uw Persoonsgegevens verwijderd of de identificerende kenmerken worden verwijderd. Wij hebben in ons bewaartermijnenbeleid per soort persoonsgegeven de (uiterlijke) bewaartermijn bepaald. Mocht er sprake zijn van een wettelijke bewaarplicht die de door ons geformuleerde (uiterlijke) bewaartermijn overstijgt, dan gaat de wettelijke bewaarplicht voor.

In het hiernavolgende lichten wij kort de meest relevante bewaartermijnen toe.

De deelnemerslijsten van onze opdrachtgevers voor WVM en HCM waarin contactgegevens van deelnemers zijn vermeld hebben een bewaartermijn van 3 jaar. Zodra deze bewaartermijn is verstreken worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit het bestand verwijderd en vernietigd.
De geanonimiseerde data die verzameld wordt middels een vragenlijstonderzoek heeft een maximale bewaartermijn van 10 jaar. Deze termijn is gesteld met inachtneming van wettelijke voorschriften voor bewaartermijnen van data-onderzoek. Wanneer deze bewaartermijn is verstreken worden de (geanomiseerde) persoonsgegevens binnen een jaar uit het bestand verwijderd en vernietigd.

Hoe kunt u uw persoonsgegevens beheren?

U heeft het recht uw door Preventned verwerkte Persoonsgegevens in te zien, te verbeteren en/of te wissen. Daarnaast kunt u bij ons uw volgende rechten inroepen: het recht op beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens, het recht op overdracht van uw Persoonsgegevens (dataportabiliteit) en het recht van bezwaar.

Hieronder leest u waar en hoe u gebruik kunt maken van deze rechten. Daarnaast leest u over de termijnen, kosten en overige relevante informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten. Houdt u er rekening mee dat wij aanvullende informatie kunnen opvragen om uw identiteit te verifiëren.

Reageertermijn

Wij reageren normaal gesproken binnen één kalendermaand op uw verzoek tot uitoefening van uw recht(en). Indien wij deze termijn van één kalendermaand niet halen, zullen wij binnen dezelfde maand de reden van vertraging aan u melden. Houd u er rekening mee dat Preventned aanvullende informatie kan opvragen om uw identiteit te verifiëren. Wij mogen onze reactietermijn met twee kalendermaanden verlengen, mits wij dit kunnen onderbouwen op grond van complexiteit van uw verzoek(en) en / of het aantal verzoeken van u.

Kosten

In beginsel verstrekken wij kosteloos de opgevraagde informatie en reageren wij kosteloos op de uitoefening van uw recht(en). Aan vervolgverzoeken kunnen in enkele gevallen administratieve kosten verbonden zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u om meerdere kopieën van dezelfde informatie verzoekt.

Weigering medewerking aan uw verzoek

Wij weigeren enkel een verzoek bij hoge uitzondering: indien het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Een verzoek is kennelijk ongegrond indien niet is voldaan aan de randvoorwaarden voor een verzoek, of wanneer u buiten het recht van de AVG informatie opvraagt. Denk aan een inzageverzoek in Persoonsgegevens van een ander. Een verzoek is buitensporig als een zeer disproportionele last op ons wordt gelegd, bijvoorbeeld bij wekelijks opvragen van uw dossiers. Wij hebben de bewijslast om aan te tonen dat er sprake is van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek.

Uw recht op inzage, correctie en / of het wissen van Persoonsgegevens

Als u inzage wenst in de over u verwerkte Persoonsgegevens en/of gegevens wilt verbeteren of wissen (voor zover toelaatbaar) die u zelf niet kunt aanpassen, dan kunt u contact opnemen via info@preventned.nl. Om te verifiëren dat het ook de bewuste medewerker betreft vragen wij de volledige naam, bedrijfsnaam en geboortedatum van de medewerker. Daarbij moet de medewerker het schriftelijke verzoek versturen vanuit het emailadres dat Preventned heeft gebruikt voor het aanleveren van de logingegevens.

Wij corrigeren of wissen uw Persoonsgegevens indien uw Persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de Verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel op andere wijze in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. Het recht om Persoonsgegevens te (laten) wissen is geen absoluut recht. Per geval wegen wij het verzoek om gegevens te wissen af tegen andere (grond)rechten en belangen.

Wij zullen Derden aan wie deze gegevens zijn verstrekt op de hoogte brengen van een aanpassing, het wissen van Persoonsgegevens of beperking. Wij hoeven deze partijen niet op de hoogte te stellen wanneer dit onmogelijk blijkt, of een onevenredige inspanning (qua kosten en tijd) zou vergen. U mag bij ons een opgave verzoeken van degene(n) aan wie wij deze mededeling hebben gedaan.

Uw recht op beperking van de Verwerking, het recht op overdracht van Persoonsgegevens

Voor de uitoefening van uw recht op beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens en het recht op overdracht van uw Persoonsgegevens, kunt u uw verzoek richten aan kwaliteit@Preventned.nl.

Het recht op beperking van Verwerking van uw Persoonsgegevens kan worden uitgelegd als het markeren van opgeslagen Persoonsgegevens met als doel de Verwerking ervan in de toekomst te beperken. Kort gezegd, de Verwerking van Persoonsgegevens wordt tijdelijk bevroren totdat een bezwaar of geschil is opgelost.

Wij zullen gedurende de beperking deze Persoonsgegevens alleen verwerken…:

…met uw Toestemming;
…voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
…ter bescherming van de rechten van anderen of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of voor een lidstaat.

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geeft u het recht om uw Persoonsgegevens te verkrijgen die u aan ons heeft verstrekt, om vervolgens de Persoonsgegevens over te dragen naar een andere Verwerkingsverantwoordelijke (anders dan Preventned). Dit recht geldt alleen wanneer de Verwerking is gegrond op uw (al dan niet uitdrukkelijke) Toestemming of noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst.

Uw recht op bezwaar

Ook voor de uitoefening van uw recht op bezwaar, kunt u terecht bij info@preventned.nl.

U kunt uw recht op bezwaar in drie gevallen inroepen:

Allereerst mag u bezwaar aantekenen tegen Verwerking bij ons in verband met uw persoonlijke omstandigheden. De Verwerking moet dan wel zijn gebaseerd op de behartiging van het gerechtvaardigd belang van ons of van een Derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Wij zullen de Verwerking staken tenzij er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn waardoor ons verwerkingsbelang groter is dan uw belang om de Verwerking te laten staken.
Ten tweede kan u bezwaar maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens met het oog op direct marketing. Aan een dergelijk verzoek zullen wij altijd gehoor geven.
Ten derde kan u bezwaar maken tegen de Verwerking van uw gegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden op grond van specifiek met uw situatie verband houdende redenen. Aan een dergelijk bezwaar zullen wij altijd gehoor geven.

Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?

Indien u toestemming heeft gegeven voor een bepaalde Verwerking van uw Persoonsgegevens, dan kunt u deze Toestemming altijd intrekken. Houd er rekening mee dat de intrekking van uw Toestemming geen terugwerkende kracht heeft en dat het intrekken van Toestemming alleen mogelijk is wanneer u eerst Toestemming heeft gegeven.

U kunt de intrekking van uw toestemming kenbaar maken via info@preventned.nl of via het postadres van Preventned. Om te verifiëren dat het ook de bewuste medewerker betreft vragen wij de volledige naam, bedrijfsnaam en geboortedatum van de medewerker. Daarbij moet de medewerker het schriftelijke verzoek versturen vanuit het emailadres dat Preventned heeft gebruikt voor het aanleveren van de logingegevens.

Kunt u een klacht indienen?

Indien u een klacht heeft over het gebruik van uw Persoonsgegevens door Preventned. Bijvoorbeeld omdat u vindt dat Preventned niet zorgvuldig omgaat met uw Persoonsgegevens, of omdat u inzage of rectificatie heeft gevraagd van uw Persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met onze reactie. Stuur dan uw klacht naar klachten@preventned.nl. Daarnaast kunt u ook direct een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien Preventned weigert tegemoet te komen aan een verzoek van Betrokkene, dan informeert Preventned Betrokkene over de redenen daarvan. Mocht de Betrokkene zich niet bij deze redenen kunnen neerleggen, dan staat het hem of haar vrij om een klacht in te dienen. In dat geval geldt onderstaande verloop:

Betrokkene kan zich opnieuw wenden tot Preventned;
Preventned registreert in dat geval een klacht;
Klachten worden zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen één maand afgehandeld;
Preventned is bij een (privacygerelateerde) klacht verplicht om de PO om advies te vragen;
Indien de klacht niet naar tevredenheid van Betrokkene kan worden opgelost door Preventned, dan kan Betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
Betrokkene heeft ook de mogelijkheid om zijn of haar verzoek bij de rechter af te dwingen.

U kunt uw klachten indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Bent u verplicht Persoonsgegevens te verstrekken aan ons en wat als u geen Persoonsgegevens wilt verstrekken?

U bent niet verplicht om persoonsgegevens aan Preventned te verstrekken. Voor Preventned is uw verstrekking van Persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk, om bijvoorbeeld een overeenkomst met u aan te kunnen gaan of een dienst te kunnen leveren. Wanneer de verstrekking van uw Persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is, zullen wij u daarop attenderen. Wanneer u ervoor kiest de opgevraagde Persoonsgegevens niet te verstrekken, kunnen wij de betreffende overeenkomst of dienst niet sluiten of leveren.

Wanneer is deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op en geldig per 28-08-2025.

Privacyverklaring mbt gebruik van de producten van Preventned

Inhoudsopgave

Gehanteerde begrippen

Wie zijn wij, hoe ziet onze aanpak eruit en hoe kunt u ons bereiken?

WerkVermogensMonitor® (WVM)

Individueel Verdiepend Gesprek (IVG)

HumanCapitalMonitor® (HCM)

Health Checks

Consultancy

Welke Persoonsgegevens verwerkt Preventned?

Wij verwerken verschillende categorieën Persoonsgegevens:

Persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt

Persoonsgegevens die wij van onze Opdrachtgever ontvangen

Persoonsgegevens over anderen die u rechtstreeks aan ons verstrekt

Voor welke doeleinden verwerken wij uw Persoonsgegevens?

Op welke juridische grondslagen baseren wij de Verwerking(en) van uw Persoonsgegevens?

Wat is het gerechtvaardigd belang van Preventned bij de Verwerking van uw Persoonsgegevens?

Aan wie verstrekken wij uw Persoonsgegevens?

Worden uw Persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte?

Wie heeft er binnen Preventned toegang tot uw Persoonsgegevens?

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Hoe kunt u uw persoonsgegevens beheren?

Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?

Kunt u een klacht indienen?

Bent u verplicht Persoonsgegevens te verstrekken aan ons en wat als u geen Persoonsgegevens wilt verstrekken?

Wanneer is deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?

Nieuwste blogs

Whitepaper De waarde van geluk

Tips voor vergroten van geluk

Preventned B.V. is ISO gecertificeerd:

Privacyverklaring mbt gebruik van de producten van Preventned

Inhoudsopgave

Gehanteerde begrippen

Wie zijn wij, hoe ziet onze aanpak eruit en hoe kunt u ons bereiken?

WerkVermogensMonitor® (WVM)

Individueel Verdiepend Gesprek (IVG)

HumanCapitalMonitor® (HCM)

Health Checks

Consultancy

Welke Persoonsgegevens verwerkt Preventned?

Wij verwerken verschillende categorieën Persoonsgegevens:

Persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt

Persoonsgegevens die wij van onze Opdrachtgever ontvangen

Persoonsgegevens over anderen die u rechtstreeks aan ons verstrekt

Voor welke doeleinden verwerken wij uw Persoonsgegevens?

Op welke juridische grondslagen baseren wij de Verwerking(en) van uw Persoonsgegevens?

Wat is het gerechtvaardigd belang van Preventned bij de Verwerking van uw Persoonsgegevens?

Aan wie verstrekken wij uw Persoonsgegevens?

Worden uw Persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte?

Wie heeft er binnen Preventned toegang tot uw Persoonsgegevens?

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Hoe kunt u uw persoonsgegevens beheren?

Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?

Kunt u een klacht indienen?

Bent u verplicht Persoonsgegevens te verstrekken aan ons en wat als u geen Persoonsgegevens wilt verstrekken?

Wanneer is deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?

Nieuwste blogs

Whitepaper De waarde van geluk

Tips voor vergroten van geluk

Preventned B.V. is ISO gecertificeerd:

Heb jij 'm al?